Fagaðilar í mannvirkjagerð (hönnuðir og hönnunarstjórar, byggingastjórar, iðnmeistarar) sem ætla að taka að sér byggingarleyfisskyld verk skulu hafa samþykkt gæðastjórnunarkerfi þannig að tryggt sé að starfsemi þeirra sé samkvæmt opinberum kröfum, lögum og reglugerðum. Einnig þurfa allir byggingarfulltrúar á landinu að hafa gæðastjórnunarkerfi sem samþykkt er af HMS.

Eitt af skilyrðum þess að fá útgefið starfsleyfi sem byggingarstjóri er að hafa gæðastjórnunarkerfi skráð hjá HMS. Byggingarstjórar og iðnmeistarar með löggildingu geta ekki verið skráðir fyrir verkum hjá byggingarfulltrúa nema að hafa skráð gæðastjórnunarkerfi hjá HMS.

Skilyrði fyrir því að hönnuðir og hönnunarstjórar með löggildingu geti lagt inn uppdrætti og hönnunargögn til samþykktar hjá byggingarfulltrúa er að þeir hafi gæðastjórnunarkerfi skráð í gagnasafn HMS.

Í skjalaskoðun er skoðað hvort kerfið sé uppbyggt á þann hátt að skráning gagna sé rekjanleg á viðkomandi fagaðila og í virkniskoðun er rekjanleiki skráðra gagna skoðaður.

Samkvæmt kröfum byggingarreglugerðar eru starfsleyfi og réttindi gefin út á fagaðila en ekki fyrirtæki. Fagaðilar geta sótt um að fá að nýta sér gæðastjórnunarkerfi fyrirtækis með samþykki þess.

Ef nýr fagaðili er að sækja um fyrstu skráningu gæðastjórnunarkerfis, vinnur hjá fyrirtæki og hefur heimild til þess að nota gæðastjórnunarkerfi þess, er ekki þörf á að skjalaskoða gæðastjórnunarkerfið af skoðunarstofu eða vottunarstofu. Ekki er heldur þörf á frekari skjalaskoðun á kerfi fyrirtækisins, óski fleiri fagaðilar (starfsmenn fyrirtækisins) eftir því að vera skráðir á það.

Í framhaldi af skráningu undir kerfi fyrirtækis, þarf nýr fagaðili að fara í virkniskoðun innan 6-12 mánaða frá skráningu þess. Þeir fagaðilar sem þegar eru skráðir á gæðastjórnunarkerfi fyrirtækis fara í virkniskoðun innan 30 daga þegar bréf HMS berst um það.

Sömu reglur gilda um starfsmenn ISO 9001 vottaðra fyrirtækja.

Kröfur til gæðastjórnunarkerfa eru tilgreindar í leiðbeiningum HMS um uppbyggingu og gerð gæðastjórnunarkerfa. Hægt er að nálgast leiðbeiningar á vef HMS (4.6.1, 4.8.1 og 4.10.2). Kerfið getur verið á pappírsformi en í flestum tilfellum hentar betur að vera með rafrænt kerfi m.a. vegna þess að rafrænt eftirlit er að færast í aukana.

Já, því ekki er þörf á að skoðunarstofa eða vottunarstofa skoði gerð og virkni gæðastjórnunarkerfa á starfstöð viðkomandi fagaðila heldur er hægt að nota fjarfundabúnað sem hentar við fjarúttektir. Nánari upplýsingar veitir viðkomandi skoðunarstofa eða vottunarstofa.

Sótt er um skráningu kerfisins á „Mínum síðum“ á vef HMS. Tekið skal fram að fagaðili getur skráð sig undir gæðastjórnarkerfis fyrirtækis, ef fyrir liggur samþykki þess fyrir notkun. Fagaðili hefur samband við faggilta skoðunarstofu eða vottunarstofu sem framkvæmir skjalaskoðun ef um nýtt kerfi er að ræða, annars fer fram virkniskoðun ef um þegar skráð kerfi er að ræða.

Standist gæðastjórnunarkerfið skjalaskoðunina mun HMS skrá það í gagnasafn stofnunarinnar. Samkvæmt verklagsreglu HMS nr. 9.007 er úttektarþola skoðunarinnar skylt að skila til HMS skoðunarskýrslu um virkni gæðastjórnunarkerfisins innan 6-12 mánaða frá fyrstu skráningu þess ef um nýtt kerfi er að ræða.

Samkvæmt lögum ber fagaðilum að láta skoða virkni gæðastjórnunarkerfisins á 5 ára fresti.

Í skoðunarskýrslu frá viðkomandi skoðunarstofu geta komið fram athugasemdir í þremur flokkum. 

Hönnuðir, hönnunarstjórar, byggingarstjórar og iðnmeistarar þurfa að kunna skil á hvaða vægi hinar ýmsu athugasemdir, sem gerðar eru við úttektir á gæðastjórnunarkerfum þeirra, hafa og hvernig þær eru flokkaðar.

Flokkun athugasemda er sem hér segir:  

Frestur til lagfæringa er sem hér segir:

Ef fagaðili fær tilkynningu um virkniskoðun og í ljós kemur að engin virkni er til staðar, skal skoðunarstofa eða vottunarstofa benda viðkomandi á, að hann geti annaðhvort afskráð gæðastjórnunarkerfi sitt eða farið aftur í virkniskoðun innan 6-12 mánaða. Ef niðurstaða seinni virkniskoðunar sýnir enga virkni verður kerfið afskráð.