Rafrænir reikningar
Frá og með 1.1.2021 mun HMS eingöngu taka á móti rafrænum reikningum. Tekið verður fyrir móttöku reikninga á pappír eða PDF með tölvupósti. Reikningar skulu vera á XML formi og miðlað í gegnum skeytamiðlara. Með þessum hætti minnkum við sóun og pappírsnotkun, í samræmi við umhverfisstefnu HMS, auk þess sem afhending og móttaka reikninga verður skilvirkari. Forsenda þess er þó að reikningarnir uppfylli allar formkröfur og reglur um innihald sem gerðar eru til þeirra.
Fyrir smærri aðila sem ekki hafa tök á því að senda rafræna reikninga úr sínum bókhaldskerfum bendum við á móttökuvef okkar fyrir rafræna reikninga þar sem aðilar geta sent 100 reikninga á ári sér að kostnaðarlausu. Annars bendum við á skeytamiðlara, InExchange, fyrir frekari formkröfur (tæknilegar kröfur).
Tilvísanir sem verða að koma fram á reikningi
- Deild (uppgefin af kaupanda)
- Verkefni (uppgefið af kaupanda)
- Nafn þess sem pantar
- Tengiliður sendanda
- Pöntunar-/samningsnúmer (ef við á)
- Tímaskýrslur skulu fylgja með þegar um aðkeypta vinnu er að ræða (viðhengi)
- Önnur fylgiskjöl (viðhengi með reikningi)
Í hverri línu reiknings (ekki nóg að komi fram á fylgiskjölum)
- Einingaverð og fjöldi eininga/tíma
- Skýring: Heiti vöru/lýsing á vinnu/verkefni sem unnið er
undefined - Afslættir
- Sérstök merking ef vara/þjónusta er umhverfisvottuð eða vistvæn (valkvætt)
Greiðslufrestur og greiðslumáti
- Gjaldfrestir eru 30 dagar frá útgáfu skv. viðskiptaskilmálum ríkisins.
- Almennt skal útgáfudagur vera sami dagur og reikningur er sendur inn til HMS.
- Bent skal á að birgjum er heimilt að nota greiðsluseðla til stýringar á greiðslum sér til hagræðis, en ekki að setja á reikning seðilgjöld eða önnur gjöld sem ekki tengjast seldri vöru eða þjónustu. Stofnanir ríkisins áskilja sér rétt til að greiða ekki eða endursenda reikninga sem ekki uppfylla þessar kröfur, eða greiða með millifærslu þar sem það hentar.
- Skila þarf upplýsingum um bankareikninga ef óskað er eftir millifærslu.
Kreditreikningar og endurgreiðslur
- Ef leiðrétta þarf reikning eða upphæð reiknings skal senda kreditreikning og nýjan leiðréttan reikning.
- Ekki skal senda nýjan reikning fyrir mismun.
- Hafi reikningur þegar verið greiddur skal jafnframt endurgreiða inn á :
undefinedundefined - Ekki skal jafna upp í annan reikning eða bóka sem inneign.
Allar fyrirspurnir er varða móttöku og greiðslu reikninga skal beina til bokhald@hms.is