1. gr. Al­mennt

Hér á eftir fara skilmálar þeir sem gilda um tengingu tölvukerfa þjónustunotenda við vefþjónustu rafrænna þinglýsinga (hér eftir „þinglýsingagáttin“) sem Húsnæðis- og mannvirkjastofnun hýsir og þjónustar fyrir sýslumenn sbr. 3. gr. reglugerðar um rafrænar þinglýsingar nr. 360/2019 (hér eftir „reglugerðin“).

Skilmálar þessir eru gefnir út þann 08.07.2024 og öðlast gildi 30 dögum síðar, í samræmi við 1. mgr. 3. gr. reglugerðar nr. 360/2019 um rafrænar þinglýsingar. Skilmálar þessir koma í stað fyrri skilmála vegna aðgengi að vefþjónustu aflýsinga og þinglýsinga, dags. 27. janúar 2021 og 15. mars 2023.

Skilmálar þessir taka gildi gagnvart þjónustunotanda þegar viðkomandi hefur samþykkt skilmálana.

Með því að samþykkja skilmála þessa lýsir þjónustunotandi því yfir að hann muni framfylgja þeim við framkvæmd rafrænna þinglýsinga.

2. gr. Skil­grein­ing­ar                               

Í skilmálum þessum, þar sem samhengi texta leyfir, skulu eftirfarandi hugtök skilgreind með þeim hætti sem hér segir:

Húsnæðis- og mannvirkjastofnun (HMS): Þjónustuveitandi vefþjónustu.

Embætti sýslumanna: Þjónustuveitandi þinglýsinga, eftir því hvaða umdæmi rafræn færsla varðar sbr. 1. gr. þinglýsingalaga nr. 39/1978.

Þjónustunotandi: Samheiti yfir aðila sem hafa aðgang að vefþjónustu þinglýsingagáttar, á grundvelli áður framlagðrar umsóknar skv. 3. gr. reglugerðar nr. 360/2019 um rafrænar þinglýsingar. Þegar vísað er til þjónustunotanda í skilmálum þessum er ýmist átt við aflýsingar- og/eða þinglýsingarbeiðanda eða þann sem hefur vegna stöðu sinnar heimild til að hafa milligöngu fyrir slíka beiðendur um aflýsingu og þinglýsingu með rafrænni færslu. 

Þinglýsingagátt: Samnefni vefþjónusta rafrænna aflýsinga og þinglýsinga.

Tæknilýsing þinglýsingagáttar: Í tæknilýsingu er kveðið á um tæknilega kröfulýsingu vegna notkunar þinglýsingagáttar. Markmið tæknilýsingar þinglýsingagáttar er að skilgreina gagnatag (e. Data Type) rafrænnar færslu ásamt öðrum kröfum svo sem um gerð, undirritun og varðveislu gagna sem munu berast til þinglýsingar með rafrænni færslu. Tækniuppbygging er grundvöllur fyrir framkvæmd rafrænna þinglýsinga og hvernig gögn skuli berast til aflýsingar og þinglýsingar með rafrænum hætti. Útgefandi tæknilýsingar er Stafrænt Ísland, fjármála- og efnahagsráðuneytið, með samþykki dómsmálaráðuneytisins. Nánar er fjallað um tæknilýsingu þinglýsingagáttar í 4. gr. skilmálanna.

Prófunarumhverfi þinglýsingagáttar: Lausn fyrir þjónustunotanda til að prófa eigin tæknilausnir fyrir þinglýsingu meginatriða skjals með rafrænni færslu, áður en lausnir þjónustunotanda eru tengdar við þinglýsingagáttina sjálfa. Lausnin býður þjónustunotanda upp á að fylgja ferli þinglýsingagáttar í samræmi við tæknilýsingu, án þess að færslan hafi þau réttaráhrif sem fylgja þinglýsingum. Gefnar eru út reglubundnar útgáfur í prófunarumhverfi, sem eru undanfari þess að virknin fari á raunumhverfi, og er þjónustunotanda tilkynnt um nýja virkni fyrirfram. Með því gefst þjónustunotanda tækifæri til að aðlaga eigin lausnir að breytingunum, áður en þær verða innleiddar í raunumhverfi. Þá er umhverfið jafnframt notað til innsendingar rafrænna færslna svo unnt sé að meta hvort hún standist samþykktarferli áður en þjónustunotandi færir sig yfir í raunumhverfi og þinglýsir meginatriðum tiltekinnar skjaltegundar með rafrænni færslu. Þjónustunotandi þarf að standast samþykktarferlin áður en hann færir sig yfir í raunumhverfi þinglýsingagáttar.

Raunumhverfi þinglýsingagáttar:  Lausn sem er ætluð þjónustunotanda til að þinglýsa meginatriðum skjals með rafrænni færslu, hafi hann áður staðist samþykktarferli prófunarumhverfis þinglýsingagáttar. Þjónustunotandi þarf að ganga í gegnum og standast samþykktarferli í prófunarumhverfi þinglýsingagáttar vegna allra þinglýsingaraðgerða sem hann ætlar að styðja, áður en aðgerðirnar eru teknar í notkun í raunumhverfi þinglýsingagáttar. Umhverfið byggist á tæknilýsingu þinglýsingagáttar, sem mælir nánar fyrir um þær tæknilegar kröfur sem gerðar eru til þjónustunotanda fyrir þinglýsingu með rafrænni færslu.   

3. gr. Að­gang­ur og gagna­sam­skipti

Þeir aðilar einir sem tilgreindir eru í 3. gr. reglugerðar nr. 360/2019 um rafrænar þinglýsingar geta fengið aðgang að vefþjónustunni hjá HMS.

Þjónustunotandi öðlast rétt til gagnasamskipta við HMS vegna rafrænna þinglýsinga þegar hann hefur undirgengist skilmála þessa. Rétturinn felur n.t.t. í sér beina tengingu við þinglýsingagáttina en með því öðlast þjónustunotandi rétt til að tengja eigið skjala-/gagnakerfi við þinglýsingagáttina, í samræmi við tæknilýsingu þinglýsingagáttar, og aflýsa þannig áður innfærðum meginatriðum skjala og/eða þinglýsa meginatriðum skjala með rafrænni færslu sbr. ákvæði þinglýsingalaga nr. 39/1978.

4. gr. Tækni­lýs­ing þing­lýs­inga­gátt­ar

Um nánari lýsingu þinglýsingagáttar vísast til tæknilýsingar þinglýsingagáttar, sem nálgast má hér.

Þinglýsingagáttin framkvæmir prófanir á þeim erindum sem henni berast og þurfa öll samskipti við vefþjónustuna að uppfylla þær kröfur sem má fjallað er um í tæknilýsingu þinglýsingagáttar.

Rafrænt ferli aflýsinga og þinglýsinga:

5. gr. Að­gangs­stýr­ing­ar

HMS veitir þjónustunotendum aðgang að þinglýsingagáttinni samkvæmt umsókn. Hver þjónustunotandi fær úthlutað einu aðgangsorði.

Á þjónustunotanda hvílir sú skylda að annast og tryggja aðgangsstýringar að þinglýsingagáttinni vegna einstakra notenda sinna og ber hann fulla ábyrgð á aðgangi og allri notkun þeirra starfsmanna sem nýta þinglýsingagáttina í umboði þjónustunotanda.

Aðgerðir eru ávallt framkvæmdar í nafni þjónustunotanda.

Þjónustunotandi skal tilgreina, í umsókn sinni um aðgang að þinglýsingagáttinni, fyrir hvaða kennitölur á hans vegum verið er að sækja um aðgang. Er hér haft í huga tilvik þar sem félag  hefur yfir að ráða fleiri en einni kennitölu, t.d. í dæmi móður- og dótturfélaga. Við þær aðstæður yrði aðalkennitala fyrirtækisins, eða kennitala móðurfélagsins, skráð sem þjónustunotandi. Aðrar kennitölur sem eru undir aðalkennitölu fyrirtækisins eða kennitölu móðurfélags eru hver með sinn aðgang sem leiðir af aðgangi þjónustunotanda og eru við þær aðstæður skráðar aflýsinga- og/eða þinglýsingabeiðendur.

6.  gr. Ábyrgð á áreið­an­leika upp­lýs­inga

Þinglýsingagáttin tengist opinberum skrám svo unnt sé að staðfesta að skilyrði þinglýsingar séu uppfyllt. Þjónustunotanda er óheimilt að nýta upplýsingarnar í öðrum tilgangi en aflýsingu eða þinglýsingu með rafrænni færslu.

Um ábyrgð á áreiðanleika upplýsinga úr opinberum skrám sem þinglýsingagátt tengist fer samkvæmt viðeigandi sérlögum, stjórnvaldsfyrirmælum og öðrum reglum hverju sinni.

Þjónustunotandi ber ábyrgð á áreiðanleika þeirra upplýsinga sem hann færir í þinglýsingagátt.

7.  gr. Gagn­kvæm upp­lýs­inga­skylda

Verði þjónustunotandi var við eftirtalin atriði ber honum að tilkynna HMS um slíkt svo fljótt sem kostur er:

1. Misnotkun á þinglýsingagáttinni, eða gögnum henni tengdri.

2. Tölvuárás á kerfi þjónustunotanda eða að upplýsingar úr þinglýsingagáttinni og opinberum skrám henni tengdri komist í hendur óviðkomandi aðila eða ef grunur vaknar um að slík atvik hafi orðið eða séu yfirvofandi.

3. Villur eða önnur vandamál í þinglýsingagáttinni.

4. Atvik sem haft geta áhrif á tengingu við þinglýsingagáttina svo sem ef notast er við ný tölvukerfi o.s.frv.

Tilkynningar þjónustunotanda til HMS skulu sendar á netfangið hms@hms.is.

HMS ber að tilkynna þjónustunotanda ef þinglýsingagáttin liggur niðri eða ef nauðsynlegar uppfærslur eru gerðar á henni sem kunna að hafa áhrif á virkni þinglýsingagáttar.

Þjónustunotanda ber í umsókn sinni um aðgang að þinglýsingagáttinni gefa upp tengiliðaupplýsingar í formi almenns netfangs. Komi síðar til breytinga á netfangi þjónustunotanda, ber hann ábyrgð á að upplýsa HMS um nýtt netfang.  

Þjónusta HMS fer almennt fram á skrifstofutíma en verði rof á tengingu við þinglýsingagáttina mun stofnunin bregðast við tilkynningu þess efnis eins fljótt og auðið er.

8.  gr. Gagna­ör­yggi

Þjónustunotandi ber ábyrgð á öryggi gagna, sem frá þinglýsingagáttinni stafa og varðveittar eru í kerfum þjónustunotanda. Ábyrgðin tekur m.a. til nauðsynlegs frumkvæðis við framkvæmd aðgerða til að tryggja heilleika gagna sem fengnar eru úr þinglýsingagáttinni, leynd og rekjanleika þeirra í meðferð þjónustunotanda. Þjónustunotandi ábyrgist að hann sjálfur, fyrirsvarsmaður eða starfsmaður á hans vegum sem nýtir þinglýsingagáttina samkvæmt aðgangsheimild, hafi kynnt sér efni þessara skilmála og skuldbundið sig til að tryggja öryggi upplýsinganna. Þjónustunotandi ber ábyrgð á að upplýsingarnar komist ekki í hendur óviðkomandi aðila og ber sjálfur ábyrgð á því að stýra aðgengi að þinglýsingagáttinni í sínum kerfum ásamt því að viðhafa eftirliti með notkun þinglýsingagáttar með vísan til 5. gr. skilmálanna um aðgangsstýringar.

Með færslu þjónustunotanda í gegnum þinglýsingagáttina skulu fylgja upplýsingar um hvaða starfsmaður framkvæmdi aðgerðina, í samræmi við tæknilýsingu þinglýsingargáttar.

9. gr. Ábyrgð­ir Hús­næð­is- og mann­virkja­stofn­un­ar (HMS)

HMS veitir aðgang að prófunarumhverfi og raunumhverfi þinglýsingagáttar á grundvelli umsóknar skv. 5. gr. ásamt því að sjá um framkvæmd lokana skv. 15. og 16. gr. skilmála þessara. HMS ber ábyrgð á því að viðhalda hámarks uppitíma þinglýsingagáttar og tryggir að vefþjónustan sé nothæf. Undir þá ábyrgð felst vinna á móti öðrum ríkisaðilum sem þinglýsingagáttin tengist til að sækja og skila gögnum við vinnslu. Þinglýsingagáttin er háð öðrum kerfum ríkisaðila og telst ekki starfhæf nema að þau kerfi sem gáttin treystir á séu starfhæf einnig. Rof getur orðið til dæmis á eftirfarandi vefþjónustum, sem hefur mismikil áhrif á uppitíma þinglýsingagáttar eftir því hvaða aðgerð og skjaltegund á í hlut:    

HMS ber ekki ábyrgð á tjóni sem rekja má til notkunar sem fer gegn skilmálum þessum, t.d. ef óviðkomandi aðili hefur komist yfir aðgang þjónustunotanda að þinglýsingagáttinni, eða ef þjónustunotanda hefur ekki tekist að tilkynna HMS um misnotkun á þinglýsingagáttinni, eða grun um slíkt í samræmi við 7. gr. um gagnkvæma upplýsingaskyldu.

HMS ber ekki ábyrgð á tjóni vegna notkunar á þinglýsingagáttinni sem hlýst af vanþekkingu, mistökum eða misnotkun hjá þjónustunotanda. Þá ber HMS ekki ábyrgð á tjóni sem stafar af því að búnaður þjónustunotanda virkar ekki sem skyldi.

HMS og embætti sýslumanna bera hvorki beint né óbeint ábyrgð á tjóni sem orsakast af fyrirvaralausri lokun þinglýsingagáttar, t.d. vegna bilana sem rekja má til sambandsleysis, rofi á fjarskiptum eða öðrum truflunum sem kunna að verða á rekstri þinglýsingagáttar og eru ófyrirsjáanlegar eða óhjákvæmilegar vegna óviðráðanlegra aðstæðna (force majure). Leiði framangreindar aðstæður til mistaka, truflana eða tafa á þinglýsingagáttinni, skal ábyrgð HMS takmarkast við að lagfæra slík mistök, truflanir eða tafir, svo fljótt sem auðið er.

10. gr. Ábyrgð­ir emb­ætti sýslu­manna

Sýslumannsembættin bera ábyrgð á þjónustu sem snýr að því að þinglýsing og aflýsing með rafrænni færslu fari fram í samræmi við þinglýsingalög nr. 39/1978. Með því er m.a. átt við þinglýsingu og aflýsingu samkvæmt rafrænni færslu, afgreiðslu erinda er varða leiðréttingu á þinglýsingabók og svörun fyrirspurna vegna gjaldtöku, framkvæmdar þinglýsingar o.fl. sem fellur undir starfssvið sýslumanna.  

Undir ábyrgð sýslumannsembættanna fellur almennt allt annað en tæknileg þjónusta sem er bundin við þinglýsingagáttina sjálfa og notkun á henni. Þjónustunotanda ber að snúa sér til þess embættis sýslumanns sem ber ábyrgð á framkvæmdinni samkvæmt þinglýsingalögum nr. 39/1978.

11. gr. Ábyrgð­ir þjón­ustu­not­anda

Þjónustunotandi skal halda HMS skaðlausri af hvers konar tjóni sem rekja má til krafna, aðgerða, skaða, ábyrgða, sekta, refsinga og kostnaðar (þ.m.t. lögfræðikostnaði) sem stofnunin kann að verða fyrir vegna eða í tengslum við aðgerðir eða aðgerðarleysi þjónustunotanda, hvort sem það stafar af vanrækslu, ásetningi eða gáleysi í tengslum við notkun á þinglýsingagáttinni eða sem leiðir af broti gegn skilmálum þessum. Skaðleysisábyrgð þessi takmarkar ekki með neinum hætti önnur samningsbundin eða lögbundin réttindi sem HMS kann að njóta gagnvart þjónustunotanda og hugsanlegar bætur eða skaðleysisgreiðslur réttlæta ekki brot á skilmálum þessum.

HMS ber eingöngu ábyrgð á tjóni þjónustunotanda ef það má rekja til gáleysis eða ásetnings starfsmanna stofnunarinnar. Ábyrgð HMS nær í slíku tilviki eingöngu til beins tjóns en aldrei til afleidds tjóns sem verða kann af þessum sökum, s.s. rekstrarstöðvunar, tapaðra viðskipta eða álitshnekkis.

12. gr. Per­sónu­vernd

Þjónustunotandi hefur kynnt sér viðeigandi reglur um notkun upplýsinga, meðal annars ákvæði laga nr. 90/2018, um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga, þ.m.t. um meðferð, vinnslu og miðlun upplýsinga og gagna.

Vinnsla persónuupplýsinga skal vera samræmi við lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga eins og nánar er tilgreint í persónuverndarstefnu HMS.

Þjónustunotandi ber ábyrgð á þeim upplýsingum og gögnum sem hann færir inn í þinglýsingagáttina. Þjónustunotanda ber að tryggja að gögn sem ekki eru ætluð til opinberrar birtingar eða eru bersýnilega óþörf til verndar rétti, svo sem af þeirri ástæðu að þau geti ekki sjálfstætt stofnað, breytt, yfirfært eða lokið rétti eða bundið hann höftum, berist ekki til þinglýsingar með rafrænni færslu. Sama á við um fylgiskjöl með rafrænum færslum sem færð eru inn í þinglýsingagátt. Verði embætti sýslumanna þess áskynja að gögn hafi borist í gegnum þinglýsingagátt sem eru þinglýsingu óviðkomandi, ber honum að tilkynna þjónustunotanda og HMS um það án tafar og hlutast til um tímabundna lokun aðgangs, sbr. 15. gr.

13. gr. Greiðsl­ur vegna þing­lýs­inga

Þjónustunotanda ber að greiða þau opinberu gjöld fyrir þinglýsingu með rafrænni færslu sem ákveðin eru hverju sinni samkvæmt lögum nr. 88/1991 um aukatekjur ríkissjóðs og lögum nr. 138/2013 um stimpilgjald.

Samkvæmt 4. gr. þinglýsingalaga nr. 39/1978 og 10. gr. reglugerðar nr. 360/2019 um rafrænar þinglýsingar, ber að greiða þinglýsingagjald hjá hverju embætti sé rafræn færsla dagbókarfærð hjá fleiri en einu embætti sýslumanns. Þinglýsingagáttin reiknar því næst út samanlögð gjöld sem viðkomandi þjónustunotanda ber að greiða fyrir þinglýsinguna. Samkvæmt 2. mgr. 10. gr. reglugerðar nr. 360/2019 skulu greiðslur vegna rafrænna þinglýsinga að jafnaði fara fram samdægurs en eindagi er tveimur virkum dögum síðar. Hafi þjónustunotandi ekki greitt innan þess frests sem mælt er fyrir um í reglugerðinni, ber HMS að loka fyrir aðgang viðkomandi þjónustunotanda að þinglýsingagáttinni þar til viðskiptaskuld hefur verið greidd að fullu. Aðal kennitala þjónustunotanda og aðgangar henni tengdri, samkvæmt umsókn að þinglýsingagáttinni, er sú sem er skráður greiðandi og ber ábyrgð á greiðslunni, sbr. 5. gr. þessara skilmála.

14. gr. Fram­sal og fjölg­un not­enda

Þjónustunotanda er óheimilt að framselja að hluta eða fullu réttindi sín eða skyldur samkvæmt skilmálum þessum, nema að fengnu skriflegu samþykki HMS. Þá er þjónustunotanda jafnframt óheimilt að fjölga kennitölum á sínum aðgangi frá því sem gefið var upp í umsókn um aðgang að þinglýsingagáttinni, nema með samþykki HMS, sbr. 5. gr. þessara skilmála.

15. gr. Gæða­eft­ir­lit með raf­ræn­um færsl­um

Áður en þjónustunotanda er veittur aðgangur að raunumhverfi þinglýsingagáttar skal hann senda inn færslur í gegnum prófunarumhverfi þinglýsingagáttar til yfirferðar hjá embætti sýslumanns, sem viðhefur gæðaeftirlit með hverri skjaltegund sem þjónustunotandi hyggst beiðast þinglýsingar á, sbr. 4. gr. reglugerðar nr. 360/2019 um rafrænar þinglýsingar.

Í gæðaeftirliti sýslumanna felst könnun á því hvort rafræn færsla standist lagaskilyrði, skilmála þessa og tæknilýsingu þinglýsingagáttar.

Ef rafræn færsla stenst gæðaeftirlit að mati sýslumanns skal hann tilkynna HMS um að heimilt sé að veita þjónustunotanda aðgang að raunumhverfi þinglýsingagáttar fyrir viðkomandi skjaltegund ásamt því að þjónustunotanda skal tilkynnt um niðurstöðuna.

Standist rafræn færsla ekki könnun sýslumanns við gæðaeftirlitið skal sýslumaður tilkynna HMS þar um sem upplýsir þjónustunotanda án ástæðalauss dráttar um ástæðu höfnunar á aðgangi að raunumhverfi þinglýsingagáttar fyrir viðkomandi skjaltegund.

Eftir að þjónustunotanda hefur verið heimilaður aðgangur í raunumhverfi er sýslumanni hvenær sem er heimilt að yfirfara rafrænar færslur vegna gæðaeftirlits skv. 15. gr. Leiði gæðaeftirlitið í ljós að þjónustunotandi hafi vanefnt skyldur sínar eða orðið uppvís um önnur brot á skilmálum þessum,  fer um aðgang þjónustunotanda skv. 16. gr.

HMS skal á grundvelli tilkynningar sýslumanns, tilkynna þjónustunotanda um lokun ásamt því að leiðbeina honum um mögulegar úrbætur.

Bregðist þjónustunotandi ekki við tilkynningu HMS eða hann gerist uppvís að ítrekuðum misbrestum, kann það að leiða til ótímabundinnar lokunar á aðgangi að þinglýsingagáttinni, skv. 16. gr. þessara skilmála. Þjónustunotandi þarf við þær aðstæður að sækja um aðgang að prófunarumhverfi á ný, vilji hann síðar nýta þinglýsingagáttina til að koma færslum til þinglýsingar með rafrænum hætti.   

16. gr. Brot gegn skil­mál­um

Verði þjónustunotandi uppvís að því að brjóta gegn skilmálum þessum eða misnota þinglýsingagáttina á annan hátt, eða ljóst þykir að hann getur hvorki né ætlar að uppfylla ákvæði þessara skilmála er HMS á grundvelli tilkynningar sýslumanns heimilt að loka á aðgang viðkomandi þjónustunotanda vegna þeirrar skjaltegundar sem um ræðir skv. 15. gr. skilmálanna.

Sýslumaður skal tilkynna HMS um ástæður þess að rafræn færsla standist ekki  gæðaeftirlit skv. 15. gr. sem veldur lokun aðgangs. Skal HMS á grundvelli tilkynningar sýslumanns senda viðkomandi þjónustunotanda tilkynningu um lokunina og ástæður hennar með sannanlegum hætti á uppgefið netfang í umsókn þjónustunotanda.

Til viðbótar er HMS heimilt að loka fyrirvaralaust á aðgang þjónustunotanda ef hann vanrækir skyldur sínar eða brýtur gegn skilmálum þessum og sýslumaður hefur sent HMS tilkynningu þess efnis. Ber þar helst að nefna eftirfarandi tilvik:

Fer um tilkynningu HMS til þjónustunotanda vegna lokunar aðgangs með sama hætti og að framan greinir.

Um heimild þjónustunotanda að raunhverfi þinglýsingagáttar að nýju eftir lokun fer eftir ákvæðum 15. gr. skilmála þessara.

17. gr. Breyt­ing­ar á skil­mál­um

HMS áskilur sér einhliða rétt til að gera breytingar á skilmálum þessum. Breytingar skulu tilkynntar þjónustunotendum með rafrænum hætti með að minnsta kosti 30 daga fyrirvara, áður en breytingarnar öðlast gildi. Auk þess ber HMS að birta uppfærða skilmála á heimasíðu sinni.

HMS er þó heimilt að gera breytingar á skilmálum sem öðlast gildi með skemmri fyrirvara ef slíkar breytingar eru nauðsynlegar samkvæmt lögum. Í slíkum tilvikum þar sem fyrirvarinn kann að vera skemmri skal HMS leitast við að tilkynna þjónustunotendum um breytingarnar eins fljótt og auðið er.